Schoolsluitingen vanwege vakanties, zoals schoolvakanties, bouwvakvakanties en bedrijfsvakanties, kunnen soms als een uitdaging worden gezien voor het onderbreken van verschillende administratieve en functionele verantwoordelijkheden. Echter, de Wet Verbetering Poortwachter stelt duidelijk dat dergelijke sluitingen geen invloed mogen hebben op de voortzetting van re-integratie-inspanningen. Re-integratie-inspanningen worden enkel opgeschort tijdens de opgenomen vakantiedagen.
Maar wat betekent dit precies voor scholen en andere organisaties? Laten we dit verder verkennen.
Continuïteit van verantwoordelijkheden
De kernboodschap van de Wet Verbetering Poortwachter is dat de administratieve en functionele verantwoordelijkheden van ondernemingen, instellingen, scholen en andere organisaties niet worden onderbroken door een vakantieperiode. Dit houdt in dat re-integratie-inspanningen, evenals de verplichtingen met betrekking tot het re-integratieverslag, gewoon doorgaan tijdens deze periodes.
Voor scholen betekent dit dat, ondanks de schoolsluitingen tijdens vakanties, de verantwoordelijkheid om contact te onderhouden met zieke medewerkers en hun re-integratie te bevorderen, blijft bestaan. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat medewerkers die ziek zijn of een arbeidsbeperking hebben, effectief kunnen terugkeren naar hun werk.
Communicatie tijdens vakanties
Een belangrijk aspect van re-integratie-inspanningen is communicatie. Tijdens schoolsluitingen kan het echter een uitdaging zijn om direct telefonisch contact te leggen. De Wet Verbetering Poortwachter biedt een oplossing door te stellen dat er schriftelijk contact gezocht moet worden als telefonisch contact niet mogelijk is. Dit kan via een administrateur of een (bestuurs-)secretariaat, indien bekend.
Het is essentieel dat scholen een systeem hebben om deze communicatie tijdens vakanties te waarborgen. Bijvoorbeeld, door duidelijke instructies achter te laten voor administratieve medewerkers of een waarnemer aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het monitoren van dergelijke communicatie tijdens de afwezigheid van regulier personeel.
Documentatie van pogingen
Als er binnen één week na dagtekening van een informatieverzoek geen reactie wordt ontvangen, moet dit worden gedocumenteerd in de rapportage. Dit benadrukt het belang van zorgvuldige documentatie en opvolging tijdens de re-integratie van medewerkers.
Voor scholen betekent dit dat alle pogingen tot communicatie en de uitkomsten daarvan nauwgezet moeten worden bijgehouden. Dit helpt niet alleen om aan de wettelijke vereisten te voldoen, maar ook om een duidelijk overzicht te hebben van de voortgang van re-integratie-inspanningen.
Praktische tips voor HR-managers
Om effectief om te gaan met re-integratie tijdens vakantieperiodes, kunnen HR-managers de volgende stappen overwegen:
- Voorbereiding: Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de re-integratieverplichtingen en de procedures die gevolgd moeten worden tijdens vakantieperiodes.
- Communicatiekanalen: Stel duidelijke communicatiekanalen in, zoals een centraal e-mailadres of telefoonnummer dat regelmatig wordt gecontroleerd, zelfs tijdens vakanties.
- Documentatie: Houd een gedetailleerd logboek bij van alle communicatiepogingen en reacties om aan de wettelijke vereisten te voldoen en om de voortgang van re-integratie-inspanningen te kunnen volgen.
- Waarneming: Wijs een waarnemer aan die verantwoordelijk is voor de opvolging van re-integratie-inspanningen tijdens de afwezigheid van het reguliere personeel.
Door deze stappen te volgen, kunnen HR-managers ervoor zorgen dat hun organisatie voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter en effectief bijdraagt aan de re-integratie van hun medewerkers, zelfs tijdens vakantieperiodes. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een morele verantwoordelijkheid om de gezondheid en het welzijn van het personeel te bevorderen.
